Corona plan bij evenementen

Op de website van de Rijksoverheid staan de regels en beperkingen die op dit moment gelden bij evenementen. Deze regels gelden in elk geval tot 14 augustus. Organiseert u een evenement dat plaatsvindt na 14 augustus? Houd er rekening mee dat er ook dan beperkingen zullen gelden.

Op dit moment geldt dat u bij het aanvragen van een evenement ook een ‘coronaproof plan’ moet indienen. In dit plan moet u aangeven hoe u als organisatie zorgdraagt voor de dan geldende coronaregels. Denk hierbij aan hoe u de 1,5 meter afstand garandeert, looproutes, coronatestbewijzen, afsluiten van evenementenlocatie en dergelijke. Zonder een coronaproof plan wordt uw aanvraag niet in behandeling genomen. Wenst u een format om u op gang te helpen met het opstellen van een dergelijk plan? Dan kunt u deze aanvragen via vergunningen@westvoorne.nl

Ook voor evenementen vanaf 14 augustus geldt de verplichting om een 'coronaproof plan' in te dienen. Als uw evenement plaatsvindt vanaf 14 augustus 2021 en niet voldoet aan de huidige landelijke regels en beperkingen, kan uw aanvraag nog niet inhoudelijk beoordeeld worden. Dit omdat nog niet bekend is welke regels vanaf 14 augustus gelden. In dat geval bekijken we wel of alle stukken zijn ingediend, maar wordt de behandeling van de aanvraag uitgesteld.

 

 

Welke vergunning heb ik nodig?

Om in te schatten welke vergunning u nodig heeft, vult u deze vragenlijst in

Uiteindelijk bepaalt de gemeente welke vergunning u nodig heeft. Heeft u hier vragen over?
Neem dan contact op via vergunningen@westvoorne.nl.

Vergunning aanvragen voor een klein evenement

Organiseert u een klein evenement (0-evenement)? Dan hoeft u alleen schriftelijk toestemming te vragen. Dit doet u via het meldingsformulier. Doe uw aanvraag uiterlijk 10 werkdagen voor het evenement plaatsvindt, maar liever eerder. 

Vraag hier u klein evenement aan: Aanmelden klein evenement.

Dit zijn de voorwaarden voor een 0-evenement:

  • U schenkt geen alcohol tegen betaling.
  • U sluit geen wegen af.
  • Er zijn minder van 100 personen aanwezig.
  • Objecten zoals kramen en podia zijn kleiner dan 25 vierkante meter.
  • Het evenement en de muziek duren tot maximaal 22.00 uur.

Gelden deze voorwaarden niet? Dan moet u een vergunning voor een groot evenement aanvragen.

Soorten evenementen

Wilt u een evenement organiseren? Dan moet u een vergunning aanvragen. Het gaat hier om de volgende soort evenementen:

  • Braderie
  • Kermis
  • Optocht
  • Festival
  • Buurt- of straatfeest

De grootte van het evenement bepaalt hoe lang uw aanvraag duurt. Meestal duurt dit tussen de 4 en 8 weken. Hoe eerder u uw aanvraag doet, hoe eerder wij kunnen beoordelen of uw aanvraag compleet is.

Vergunning aanvragen voor een groot evenement

De gemeente verdeelt grote evenementen in A-evenementen en B/C-evenementen. Vul deze vragenlijst in om in te schatten in welke categorie uw evenement valt.  

Uiteindelijk beoordeelt de gemeente in welke categorie uw evenement valt.

U kunt uw aanvraag indienen door een e-mail te sturen naar vergunningen@westvoorne.nl. U kunt ook een afspraak maken om uw aanvraag vooraf te bespreken.
Stuur uw gegevens naar vergunningen@westvoorne.nl. Wij nemen dan contact met u op voor het maken van een afspraak.

Basisdocumenten voor een A-evenement

Wilt u een vergunning aanvragen voor een A-evenement? Lever dan deze documenten aan:

  • Evenement en vergunning aanvragen 
  • Nauwkeurige plattegrond waarop alle elementen (bijvoorbeeld tent, podium, kraam, af te zetten straat) staan aangegeven, voorzien van afmetingen

Doe uw aanvraag uiterlijk 6 weken voor het evenement plaatsvindt, maar liever eerder.

Heeft u vorig jaar hetzelfde evenement aangevraagd en een vergunning gekregen? En is er niets gewijzigd aan het evenement? Dan kunt u het Wijzigingsformulier invullen en ondertekenen.

Basisdocumenten voor een B/C-evenement

Wilt u een B/C-evenement aanvragen? Dan moet u het evenement eerst aanmelden bij de gemeente voor plaatsing op de regionale evenementenkalender van de Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond. 

Is uw aanmelding bevestigd? Dan ontvangt u een uitnodiging om uw evenement te overleggen.
U ontvangt ook de datum waarop u de aanvraag uiterlijk moet indienen.

U doet uw aanvraag uiterlijk 12 weken voordat het evenement plaatsvindt, maar liever eerder.

Deze documenten moet u aanleveren wanneer u een B/C-evenement aan wil vragen:

  • Evenement en vergunning aanvragen 
  • Nauwkeurige plattegrond waarop alle elementen (bijvoorbeeld tent, podium, kraam, af te zetten straat) staan aangegeven, voorzien van afmetingen
  • Rastertekening van het evenemententerrein/gebied
  • Overall tekening van het evenemententerrein/gebied
  • Veiligheidsplan inclusief beveiligingsplan (geleverd door een beveiligingsbedrijf)
  • EHBO inzet
  • Verkeersplan
  • Programma inclusief eventuele optredens
  • Draaiboek
  • Bewonersbrief

Waar kan ik een evenement organiseren?

U kunt op verschillende locaties in Westvoorne een evenement organiseren.
Voor een aantal locaties zijn locatieprofielen opgesteld. Hierin kunt u zien of de locatie geschikt is voor uw evenement.
Bekijk de locatieprofielen

    Hoe lang duurt mijn aanvraag?

    De gemeente bepaalt het type evenement. U krijgt een ontvangstbevestiging van uw aanvraag. Daarna neemt de gemeente de aanvraag in behandeling. Hoe eerder u uw aanvraag doet, hoe eerder wij kunnen beoordelen of uw aanvraag compleet is.


    Hieronder leest u wanneer u uw aanvraag uiterlijk moet indienen en wat de doorlooptijden zijn:

    • 0-evenement: Doe uw aanvraag uiterlijk 14 werkdagen voor het evenement plaatsvindt
    • A-evenement: Doe uw aanvraag uiterlijk 6 weken voor het evenement plaatsvindt. De doorlooptijd is 8 weken.
    • B/C-evenement: Doe uw aanvraag uiterlijk 12 weken voor het evenement plaatsvindt. De doorlooptijd is 8 weken.

    Let op:

    • Bovenstaande termijnen gelden alleen voor het indienen van complete aanvragen.
    • De gemeente kan de termijn verlengen.

     

      Hoe verloopt mijn aanvraag?

      De gemeente neemt alleen complete aanvragen in behandeling. Daarna vraagt de gemeente advies bij verschillende partners, zoals de veiligheidsregio, de politie en de DCMR. Wanneer alle adviezen binnen zijn, neemt de gemeente een besluit over het verlenen van de vergunning.
       
      Weigering van een aanvraag

      Is uw aanvraag en bijbehorende basisdocumentatie niet volledig? Dan neemt de gemeente de aanvraag niet in behandeling. De burgemeester weigert uw aanvraag ook wanneer:

      • Openbare orde en veiligheid in gevaar komen door uw evenement.
      • De gezondheid van personen in gevaar komt door uw evenement.
      • De verkeersveiligheid of veiligheid van personen of goederen in gevaar komen door uw evenement.
      • U het beschermen van het milieu niet voldoende kan aantonen.
      • U het voorkomen of beperken van overlast niet voldoende kan aantonen.

      Kosten

      Wanneer u een evenementenvergunning aanvraagt, betaalt u legeskosten.
      Hiervoor ontvangt u een factuur nadat u uw aanvraag heeft ingediend.

      Hulp nodig bij het indienen van uw aanvraag? 

      Heeft u nog vragen? Stuur een mail naar vergunningen@westvoorne.nl.