Archiefverordening Westvoorne 2015

Gegevens van de regeling

Gegevens van de regeling
OverheidsorganisatieGemeente Westvoorne
Officiële naam regelingArchiefverordening Westvoorne 2015
CiteertitelArchiefverordening 2015
Vastgesteld doorgemeenteraad
Onderwerpalgemeen

Opmerkingen m.b.t. de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. artikel 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 2015

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtredingTerugwerkende kracht t/mBetreftDatum ondertekening, Bron bekendmakingKenmerk voorstel
08-07-2015 n.v.t. Onbekend 30-06-2015 GVOP en Weekblad Westvoorne 113742/113744

Tekst van de regeling

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

Raadsbesluit 2015

Nr. 113742/113744

De raad van de gemeente Westvoorne;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 19 mei 2015

gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995

Besluit vast te stellen de navolgende:

Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening Westvoorne 2015).

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  1. a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  2. b.

    gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

  3. c.

    de archiefbewaarplaats: de door het bestuur van de gemeenschappelijke regeling “Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg 1999” aangewezen archiefbewaarplaats;

  4. d.

    archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid van de wet;

  5. e.

    de archivaris: de door het bestuur van de gemeenschappelijke regeling “Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg 1999” benoemde streekarchivaris;

  6. f.

    beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

  7. g.

    beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel, belast met de documentaire informatievoorziening;

  8. h.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouding van voldoende en doelmatige archiefruimten en voldoende doelmatig ingerichte informatiesystemen.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 5

  • 1.

    Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2.

    Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

  • Artikel 6

    Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

    Artikel 7

    Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen voorschriften vast.

    Artikel 8

    Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

    Hoofdstuk III. Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

    Artikel 9

    De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

    Artikel 10

  • 1.

    De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2.

    De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

  • Artikel 11

    De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

    Artikel 12

    De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:

    1. a.

      opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

    2. b.

      bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

    3. c.

      verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

    4. d.

      ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

    5. e.

      voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

    Artikel 13

    De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.

    Hoofdstuk IV. Slotbepalingen

    Artikel 14

    De Archiefverordening Westvoorne 2006 wordt ingetrokken.

    Artikel 15

    Deze verordening treedt in werking met ingang van 8 juli 2015..

    Artikel 16

    Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Westvoorne 2015.

    Aldus besloten in de openbare vergadering

    van 30 juni 2015

    De raad voornoemd,

    de griffier, de voorzitter,

    Memorie van toelichting

    Bij de meeste archiefdiensten op basis van een gemeenschappelijke regeling blijven de betrokken overheden verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden: de integratie betreft meestal alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. In de regel worden de volgende taken en bevoegdheden overgedragen aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling:

    -Het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid,

    Archiefwet 1995);

    -Het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uitandere hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten

    (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1996);

    -De benoeming van de gemeentearchivaris (artikel 32, derde lid, Archiefwet

    1995);

    -Het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen (artikel 31 Archiefwet 1995);

    -Het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden (artikel 32, tweede lid, Archiefwet 1995).

    Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.

    Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

    Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

    Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling (Stcrt. 70, 6 januari 2010 + wijziging Stcrt. 17967, 17 november 2010).

    Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet.

    Artikelsgewijze toelichting

    Artikel 1

    Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

    Artikel 2

    De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

    Artikel 3

    De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

    Artikel 5

    De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

    Artikel 7

    De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

    Artikel 8. en artikel 13

    Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad op deze manier vier maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op de horizontale verantwoording.

    Artikel 10

    De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.

    Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.

    Artikel 12

    Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.

    Artikel 13

    De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel 8.

    Raad in beeld

    U kunt zowel de gemeenteraadsvergaderingen als de commissievergaderen live thuis volgen.

    U kunt vergaderingen raadplegen.

    Daags na de vergadering kunt u de opname terugkijken via de audio/video-player.

    Zodra een vergadering is verwerkt tot een digitaal verslag kunt u de vergadering op agendapunt- en sprekerniveau raadplegen.

    Representatie BenW

    Representatielijst college

    Organisatie
    U bevindt zich op: Home > Organisatie > Verordeningen